隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，檔案作為一種重要的信息資源，在社會各行各業(yè)中得到了越來越多的開發(fā)和利用，日益顯示出其重要作用。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化已成為不可阻擋的趨勢和發(fā)展方向。在充分考慮政府機關檔案工作的各種共性，兼顧了檔案部門的特性和未來檔案業(yè)務發(fā)展的新要求，避免由于業(yè)務需求和工作模式發(fā)生改變而帶來的重復投資、浪費人力、物力等不良情況發(fā)生的同時，采用靈活的系統(tǒng)設計和模型來構(gòu)建一個檔案管理系統(tǒng)平臺已成為檔案管理在數(shù)字化路程中的重要一步。
手工檔案管理方式存在的一些問題：1、檔案利用在時間上滯后。在手工檔案管理模式中，是在第二年才將前一年形成的檔案文件移交到檔案管理部門歸檔，也就是說只有在第二年才能查詢到前一年的檔案文件資料，這樣提供檔案信息的形式根本不能滿足人們對檔案信息的需求，檔案部門也不能在第一時間提供出高質(zhì)量的檔案信息。2、手工檔案管理在檔案收集、整理、保管利用的過程中加大了檔案管理人員的工作量。在以往的檔案收集過程中，都是先由各個立卷單位將當年檔案交到檔案管理部門，由檔案管理人員核查、收集、歸檔，并通過office工具或手寫的方式建立當年所立檔案的全引目錄，在利用過程中，根據(jù)查檔人的要求借助全引目錄來定位到檔案的具體位置。在這樣的工作過程中，隨著時間的推移、學校規(guī)模的擴大、檔案種類的增多、檔案數(shù)量的積累等問題的出現(xiàn)，檔案管理員工作變得更加繁復與困難了。3、手工檔案管理的紙質(zhì)檔案格式較為單調(diào)。隨著網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，計算機成為了工作中必不可少的工具了，這就要求我們提出新的理念和管理方式來管理新形式的檔案信息。
要解決傳統(tǒng)手工管理檔案存在的這些問題，我們需要建立這樣的一個網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺。利用該系統(tǒng)可以做到歸檔部門隨時將發(fā)出的文件上傳到檔案服務器中，其他利用人員可以在第一時間檢索查詢到最新的檔案信息，做到了“隨發(fā)文、隨歸檔、隨利用”三同步，使檔案資源在日常管理工作中具有更加重要的現(xiàn)實意義。